Para que um processo de prospecção gere os resultados esperados, ele demanda acompanhamento e análises constantes! Afinal, o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.
Ter embasamento na hora de construir estratégias e planos de ação é fundamental para qualquer líder de vendas: em uma cultura data driven, os dados são os melhores amigos do gestor.
Na prospecção, isso não é diferente. Para aprimorar o processo e alcançar resultados cada vez mais satisfatórios, você precisa olhar para os números e entender onde estão os gargalos.
Mas com tantas métricas e dados gerados diariamente, o que é essencial de ser acompanhado? Neste artigo, vamos explicar a importância de construir uma rotina de análise do processo de prospecção e quais números você, líder de vendas, precisa ter sempre no seu radar.
Mas antes, vamos do início? Entenda o que é o processo de prospecção, como prospectar clientes e a importância de estabelecer uma rotina de análise do processo.
O que é prospecção de clientes?
A prospecção é um dos momentos mais importantes ao longo do processo de vendas e pode definir o sucesso (ou não) dos seus resultados.
Seu objetivo, de forma geral, é gerar novas oportunidades de negócios para os executivos de vendas. Por isso, consiste em um processo de identificação, busca e abordagem de clientes potenciais.
Ou seja, é o momento em que você vai em busca de clientes em potencial, aqueles que possuem interesse no seu produto ou serviço e estão alinhados com o seu ICP (Ideal Customer Profile; em português, perfil de cliente ideal).
É claro que a finalidade de um processo comercial é gerar uma venda, mas esse não é o propósito durante a prospecção. O principal objetivo desta etapa é despertar o interesse e atenção dos prospects, a fim de apresentar a proposta de valor da sua empresa e fazer com que eles evoluam ao longo do funil de vendas até que se tornem, efetivamente, clientes.
Por este motivo, a prospecção é considerada uma das etapas mais desafiadoras ao longo do processo comercial. Ela demanda tempo e energia do profissional e envolve muitas pesquisas, levantamento de informações e personalização nas abordagens, a fim de despertar genuinamente o interesse dos prospects.
Quais são os tipos de prospecção de clientes?
Não existe apenas uma forma de prospectar. Na verdade, diversos fatores influenciam nessa decisão: segmento de atuação, público-alvo, mercado e tipo de produto.
Considerando os aspectos acima, as técnicas utilizadas para prospectar leads podem – e devem – variar bastante. Tudo depende da estratégia utilizada pela sua empresa e, diferente do que alguns profissionais pensam, não existe um método superior ao outro.
O ideal, na maioria das vezes, é combinar diferentes técnicas em uma estratégia integrada de prospecção. Essa abordagem mista pode ser necessária para alcançar os melhores resultados de vendas.
Atualmente, consideramos 4 tipos diferentes de prospecção: outbound, inbound, marketing de indicação e por parceiros.
Prospecção Outbound
O modelo Outbound, também conhecido como prospecção ativa, consiste em abordar prospects que ainda não conhecem ou não tiveram um contato prévio com a empresa. Ou seja, há uma iniciativa do profissional de vendas em ir atrás do lead, sem que ele esteja esperando por este contato.
Este é o modelo mais tradicional de prospecção e pode acontecer por meio de:
- Ligações (Cold calling);
- E-mails (Cold mail);
- Mensagens em redes sociais;
- Mala direta.
Por ser um processo que precisa ser feito “do zero”, acaba se tornando mais custoso, tanto em termos financeiros quanto em demanda para o profissional de vendas.
Prospecção Inbound
Em contrapartida, temos o modelo de prospecção Inbound, conhecido como prospecção passiva ou “marketing de atração”.
Nesse caso, a atração de potenciais clientes ocorre por meio de estratégias de Inbound Marketing, como produção de conteúdos de valor, artigos, materiais ricos, entre outros. O objetivo é produzir conteúdos que despertem o interesse do potencial cliente e o ajudem a perceber uma dor específica.
Os interessados nos materiais e previamente qualificados pelo time de Marketing entram no funil de vendas como MQLs (Marketing Qualified Lead – Lead Qualificado pelo Marketing) e, se preencherem os pré-requisitos de perfil de cliente ideal, seguem pelo funil como SAL (Sales Accepted Lead – Lead aceito pelo time de Vendas).
Quer entender mais sobre como estruturar o seu funil de vendas? >>> Leia este artigo!
Diferentemente do modelo Outbound, aqui os potenciais clientes já conhecem a empresa. Sendo assim, o processo tende a ser mais assertivo e menos custoso financeiramente, ainda que possa se alongar mais.
O grande benefício dessa forma de prospecção é alcançar mais pessoas com menor custo de investimento e ter uma base de leads mais propensas ao fechamento, já que no momento que ele deixa as informações, quer dizer que ele tem algum interesse no seu produto.
Prospecção por Indicação
O Marketing por Indicação ou Referral Marketing é uma forma de prospecção através de indicação de clientes. É aquele tipo de prospecção na qual uma pessoa indica a outra.
É uma ótima ferramenta para transformar os seus clientes em promotores da sua marca, já que eles mesmos indicam novos potenciais clientes para a sua empresa.
Muitas empresas estruturaram programas de indicação e conseguiram aumentar consideravelmente sua base de clientes, como a Uber, por exemplo. O ponto negativo é que é um modelo pouco previsível e menos abrangente em relação aos demais citados.
Contudo, esse tipo de prospecção não deve ser desconsiderada, afinal, a indicação é sim um modo de levar o cliente a fechar negócio. Alguns dados mostram que as indicações de clientes apresentam a maior taxa de conversão (3.63%) e ainda são 4.5x mais lucrativas que os outros clientes.
Portanto, o importante aqui não é fazer dela a sua principal fonte de aquisição de clientes e, sim, uma das formas.
Prospecção por Parceiros
Nesse modelo de prospecção, a atração, contato e, em alguns casos, o fechamento da venda, são feitos por um parceiro.
Por exemplo: se a sua empresa e a sua parceira vendem produtos que não concorrem e são complementares, no momento da venda, uma pode indicar a outra ou até realizar a venda casada.
Esse modelo é mais utilizado para empresas que querem atuar em diversas localidades com o benefício de ter menos gastos do que a prospecção presencial comum, já que não é necessário deslocar profissionais de vendas para outras cidades.
Por que é importante ter uma rotina de análise do processo de prospecção?
O que não pode ser medido, não pode ser controlado – e nem melhorado!
A falta de acompanhamento de indicadores é uma das maiores armadilhas para que uma estratégia não seja efetiva e que resultados não sejam alcançados!
Em contrapartida, quando há uma rotina de análise e acompanhamento, fica mais fácil perceber gargalos e corrigir rotas de forma veloz e assertiva.
Com uma rotina de análise de métricas, é possível acompanhar o ritmo e efetividades das atividades do processo de prospecção e, assim, otimizar suas estratégias para que os resultados de vendas sejam ainda mais significativos.
Os benefícios de ter uma rotina de análise
Os benefícios de estabelecer uma rotina de análise de métricas de prospecção são inúmeros! Abaixo, citamos alguns:
Identificar gaps e gargalos na operação
Com uma rotina de análise das métricas de prospecção, você terá acesso a dados e insights valiosos sobre a performance das suas estratégias, desempenho dos SDRs, efetividade das ações realizadas e produtividade da equipe.
Com as análises, você poderá enxergar, de forma mais clara, o que está dando certo e o que não está funcionando, ou seja, onde estão os gargalos da operação.
Construir estratégias de prospecção com maior embasamento
Não há como construir uma estratégia de prospecção efetiva com base em achismos. É um desperdício de tempo, energia e dinheiro.
Contudo, quando você possui dados ao seu dispor, tudo fica mais fácil. Os números permitem que você entenda padrões e tendências, aprenda com os erros do passado e direcione os seus esforços (e do seu time) de maneira coerente e assertiva.
Corrigir rotas de maneira ágil
Erros acontecem em qualquer lugar – mesmo nas organizações mais referenciadas do mundo. A diferença é a velocidade com a qual você percebe esses gaps e os corrige.
Em uma cultura orientada a dados, não há espaço para os achismos que citamos acima. O que orienta e direciona os esforços de prospecção são os números. Quando eles não estão bons ou fogem de um padrão, é fácil perceber e, a partir disso, identificar os problemas de maneira ágil.
Nivelar sua equipe de SDRs
Os números são importantes fontes para entender mais a fundo quem são os seus SDRs e quais os seus principais pontos de desenvolvimento.
Quando há um acompanhamento constante do time, é possível avaliar desempenho, evolução e produtividade. A partir disso, construir treinamentos específicos e direcionados para as dores de cada profissional, a fim de nivelar sua equipe e alcançar resultados cada vez mais satisfatórios.
Números que um líder precisa acompanhar no processo de prospecção
Claro que, com tantos números, pode ser difícil definir o que é mais estratégico para cada momento.
Por isso, separamos as principais métricas que você precisa ficar de olho como gestor e colocar dentro da sua rotina de acompanhamento do processo de prospecção.
Volume de oportunidades geradas
Essa métrica diz respeito ao número de oportunidades geradas dentro de um período específico. Por oportunidade gerada, entende-se os potenciais clientes que demonstraram interesse nos produtos ou serviços da empresa e têm o potencial de avançar pelo funil de vendas.
Podemos dizer que este é o principal indicador da equipe de pré-vendas, pois fornece insights poderosos sobre a produtividade do time, visto que você pode acompanhar a evolução e o ritmo tanto da equipe, como também a contribuição individual de cada SDR para o resultado final.
Pense que, quanto maior o número de oportunidades geradas, maior é a base potencial de clientes para a equipe de vendas trabalhar. No entanto, é crucial que essas oportunidades sejam de alta qualidade e estejam alinhadas com o perfil de cliente ideal, para garantir uma taxa saudável de conversão de oportunidades em vendas.
De olho no mercado: segundo a pesquisa Inside Sales Benchmark Brasil 2022, um SDR aborda uma média de 63 leads por mês. Em operações Inbound, gera, em média, 15 oportunidades, enquanto que em operações Outbound, este número é 12.
Volume de leads finalizados
Outra métrica para acompanhar a produtividade dos seus SDRs é o volume de leads finalizados, que consiste na soma de todos os ganhos e perdas em um período.
Os ganhos são os leads que se tornam oportunidades ou reuniões agendadas, enquanto as perdas são os leads que foram perdidos, por uma série de fatores (fora dos critérios de qualificação, por exemplo). A métrica, então, é a soma destas duas variáveis.
Este número pode variar bastante, de acordo com a complexidade e produtividade na prospecção, mas é importante acompanhá-lo com frequência para fazer análises comparativas tanto entre os membros da equipe, como por períodos.
De olho no mercado: alguns benchmarks recentes mostram que um pré-vendedor produtivo consegue abordar um alto volume de leads (aproximadamente 200 a 300 leads/mês). Como estão estes números entre os seus SDRs?
Média de atividades diárias por SDR
Se você ainda não tinha essa métrica em seu radar, isso precisa mudar agora mesmo: a média de atividades diárias por SDR é um dado que pode proporcionar insights poderosos para aprimorar a estratégia de prospecção do seu time.
Esta métrica refere-se ao número médio de atividades que um pré-vendedor faz em um dia de trabalho, o que inclui ligações, e-mails, mensagens em redes sociais, contatos por WhatsApp, pesquisa e levantamento de informações, entre outros.
Imagine que, com estes números em mãos, você poderá avaliar não apenas a produtividade, mas também a eficiência das atividades feitas pelos SDRs:
- Eles estão distribuindo suas atividades de maneira adequada ao longo do dia?
- Estão tendo obstáculos para executar alguma das atividades ou definir prioridades?
- Há discrepâncias de desempenho entre os seus pré-vendedores?
Para garantir que os seus SDRs saibam o que deve ser feito, é essencial ter uma cadência de prospecção mapeada para guiar a rotina de trabalho. Quer saber mais sobre? Leia este artigo!
De olho no mercado: a edição mais recente do benchmarking global da The Bridge Group, o Sales Development Metrics, mostrou que a média diária de atividades de um SDR é 104, sendo a maior parte das atividades feita por ligação e por e-mail.
Fonte: Sales Development Metrics
Taxa de conversão de leads em oportunidades
A taxa de conversão de leads em oportunidades é uma métrica que indica a quantidade de leads que são convertidos em oportunidades de negócio.
A interpretação desta métrica pode ser feita de inúmeras maneiras e, mais do que avaliar se a conversão está alta ou baixa, os dados podem ajudar a dimensionar adequadamente as operações e metas.
Imagine, por exemplo, que sua empresa possui uma conversão de 10% e a meta é gerar 50 oportunidades. Para alcançar isso, seria necessário finalizar 500 leads. Qual a quantidade de SDRs que seriam necessários para suprir esta demanda?
Nesse sentido, acompanhar essa métrica ajuda a identificar gargalos que precisam de melhoria e impactam os resultados.
De olho no mercado: Os benchmarks recentes indicam uma média de 17% para prospecção Outbound e 23% para prospecção Inbound. Suas taxas acompanham estes números?
Motivos de perda
Essa métrica indica os fatores ou circunstâncias que levam à não concretização de uma venda ou à perda de uma oportunidade de negócio.
Esses motivos podem variar dependendo do contexto e da natureza do negócio, mas geralmente incluem uma série de razões pelas quais um cliente em potencial decide não avançar com uma compra.
Mapear e analisar estes motivos é importante para gerar inteligência comercial para o time, criar estratégias em conjunto com o Marketing para reaquecer estes leads e proporcionar treinamentos assertivos para a equipe, de acordo com os principais gargalos observados.
De olho no mercado: A pesquisa ISBB 2022 mostrou que mais de 30% dos motivos de perda são identificados como “sem contato”. Esse também é um padrão na sua operação?
Tempo de resposta à solicitações Inbound
O tempo de resposta à solicitação de um lead de origem Inbound é uma métrica essencial a ser acompanhada e pode interferir diretamente nos seus resultados de vendas. É, inclusive, um dos fatores com maior influência nas taxas de conversão das prospecções Inbound.
A métrica refere-se ao tempo médio entre a solicitação de um lead Inbound e o primeiro contato do SDR.
O que ocorre é que quanto mais rápido você responder ao seu lead, maiores são as chances dele decidir fechar negócio com você. Dados de diferentes pesquisas mostram que tempos mais curtos de resposta aos leads acarretam em melhores resultados!
De acordo com um estudo da Harvard Business Review, os profissionais que levam 24 horas ou mais para responder aos leads recebidos têm 60 vezes menos probabilidade de qualificar os clientes potenciais do que aqueles que respondem em uma hora.
Uma pesquisa do Lead Connect descobriu que cerca de 78% dos clientes compram da empresa que responde primeiro. Outros estudos mostram que você tem 21 vezes mais chances de qualificar seu lead com um tempo de resposta rápido do que esperar mais de 30 minutos.
Por isso, esteja atento a esta métrica e passe sempre esse senso de urgência para os seus SDRs. Lembre-se que, quando um cliente entra em contato, possivelmente você não é a única empresa que está em seu radar.
Se quiser obter melhores resultados, seja mais ágil que seus concorrentes!
De olho no mercado: as melhores práticas apontam que um tempo ideal de resposta é de até 10 minutos, sendo considerado razoável se ocorrer dentro de 1 hora.
Taxa de conversão por origem do lead
Aqui, considera-se a taxa de conversão específica dos diferentes canais de geração de leads na empresa.
É uma métrica valiosa para entender quais canais possuem melhor desempenho, avaliando custo-benefício das diferentes fontes de geração, sejam campanhas de Marketing, landing pages, entre outros.
Estes insumos podem direcionar seus esforços e investimentos de maneira muito mais assertiva.
De olho no mercado: Pesquisas mostram que, para 73% dos profissionais, o e-mail é o canal com maior efetividade para se conectar com prospects, seguido das ligações.
Fonte: Insider Intelligence
Taxa de no-show
Essa métrica diz respeito ao número de leads ou clientes potenciais que não compareceram a algum compromisso estabelecido com o profissional de vendas (por exemplo: agendamento de ligações, demonstrações de produtos ou reuniões de vendas).
A taxa de no-show é importante porque afeta diretamente a eficiência operacional e a receita das empresas. Quando os clientes não comparecem aos compromissos agendados, isso pode resultar em períodos ociosos, desperdício de recursos e perda de receita.
Portanto, é essencial monitorar e gerenciar essa métrica para minimizar seus impactos negativos. Além disso, ela pode fornecer insights valiosos sobre:
- qualidade da qualificação dos leads;
- padrões e tendências ao longo do tempo;
- necessidade de ajustar abordagens para aumentar o comprometimento com as reuniões;
- maneiras de otimizar o follow-up.
De olho no mercado: benchmarks mostram que a taxa de no-show no início do funil não deve ser superior a 20%, enquanto que no fundo do funil de vendas, não deve ultrapassar os 10%.
Com qual periodicidade analisar as métricas de prospecção?
Em uma rotina de acompanhamento das métricas do processo de prospecção, você pode analisá-las de forma diária, semanal ou mensal.
Veja:
Acompanhamento diário
As métricas mais importantes que um gestor deve olhar diariamente são aquelas que garantem ritmo para a operação e analisam a produtividade dos profissionais.
Por exemplo: número de atividades realizadas por SDR, tempo de resposta às solicitações Inbound, volume de oportunidades geradas no dia e leads finalizados no dia.
Acompanhamento semanal
Na rotina semanal, é importante olhar métricas que permitam um agrupamento maior de dados, a fim de entender o contexto de forma mais profunda e avaliar tendências e padrões.
Alguns exemplos: motivos de perda, taxas de no-show, taxas de conversão (tanto da equipe quanto por SDR).
Acompanhamento mensal
Por fim, na rotina mensal, é essencial que você, enquanto gestor, consiga ter uma visão macro da operação.
Por isso, esse é o momento de realizar análises mais profundas e fazer comparativos entre a meta esperada vs. o resultado entregue.
Olhe para todas as métricas e busque fazer relações entre elas, a fim de encontrar padrões e/ou gargalos dentro do processo de prospecção.
Além disso, realize momentos de Call Reviews (acompanhamento da venda) com o seu time para entender o que está dando certo e o que precisa ser aperfeiçoado.
Bônus: a importância de estabelecer cadências de prospecção!
Não tem como falar em processo de prospecção de clientes sem falar de tentativas de contato. Essa atividade é um dos pilares da captação de leads.
Você sabia que, em média, 80% dos fechamentos de vendas de uma empresa acontecem após a realização de 5 a 8 tentativas? É o que constatou uma pesquisa feita pela Hubspot.
No entanto, esse mesmo relatório aponta que 44% dos vendedores desistem do contato na primeira tentativa.
Apesar de ser um dos processos básicos de vendas, essa prática é muito subestimada por vendedores por ser uma atividade desgastante e que precisa de bastante tempo investido. No entanto, se pensarmos em retorno, ele acaba sendo essencial.
A tentativa de contato pode – e deve! – ser feita por todos os meios de comunicação que a sua empresa disponibiliza, como ligação telefônica, e-mail, redes sociais e, em alguns casos, até mesmo presencialmente.
E aqui entra a importância das cadências de prospecção! Trabalhar sem organização não é um desperdício apenas de tempo, mas principalmente de dinheiro.
Por isso, ter um mapeamento de quando, como, onde e de que forma entrar em contato com os leads é fundamental, pois direciona o trabalho do time comercial e aumenta, de forma significativa, a produtividade da equipe.
Uma cadência de prospecção bem estruturada garante:
- Organização para o time;
- Ritmo de trabalho, pois o SDR sabe quais atividades devem ser feitas;
- Agilidade na realização das ações;
- Maiores chances de conversão;
- Visibilidade da produtividade de cada SDR.
Sem fluxos de cadência bem-estruturados, a tendência é que não seja feito o número de contatos adequado antes do abandono de um lead, ou seja, uma oportunidade de venda acaba desperdiçada.
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Conheça a DNA de Vendas e aperfeiçoe seu processo de prospecção!
Deu para perceber a importância de estabelecer uma rotina de análise das métricas de prospecção, né?
A melhor forma de ter sucesso com uma estratégia de prospecção é garantir que sua empresa esteja alinhada dentro dos 4 pilares da produtividade de vendas: processos, gestão, tecnologia e pessoas.
Essa é a chave para qualquer resultado de sucesso – e nós podemos te auxiliar!
Há 16 anos atuando no mercado, a DNA de Vendas tem dado um suporte importante a negócios de diversos segmentos no Brasil, da consultoria à preparação da equipe comercial, com ações que visam o antes, o durante e o depois da implantação das soluções.
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