Será que você realmente sabe o impacto que um processo de vendas pode ocasionar na produtividade da sua empresa?
Quando pensamos em vender mais, dificilmente a primeira coisa que nos vem à cabeça é a importância de ter processos claramente definidos.
Profissionais de vendas muitas vezes são selecionados por características como proatividade, jogo de cintura, autodeterminação e tendem a realizar tarefas do seu próprio jeito, baseados nas experiências pessoais do que já deu certo no passado.
Porém, as coisas mudam com muita frequência, desde a forma que o cliente espera ser atendido, como um pedido deve ser realizado ou até a documentação exigida para efetuar uma compra.
Empresas em que os processos de vendas estão na cabeça de poucos e são passados no “boca-a-boca”, tendem a sofrer muito com essas mudanças.
Além de ter altos índices de retrabalho, dificuldade na capacitação de novos vendedores e, naturalmente, uma grande ineficiência na área de vendas.
Estabelecer e estruturar processos de vendas é fundamental para se ter um ganho de produtividade, uma vez que fornece aos colaboradores um guia para realizar um trabalho de forma correta e eficiente, além de aumentar a consistência na qualidade e integridade das vendas.
Por isso, elaboramos este guia para que você entenda a importância do processo de vendas na sua empresa e como aplicar da melhor forma na rotina da sua equipe de vendas!
Processo de vendas: o que é?
O processo de vendas é um conjunto estruturado de etapas que orienta a equipe comercial na execução de suas atividades com mais agilidade, eficiência e consistência. Dessa forma, quando bem planejado, ele contribui diretamente para o aumento da produtividade, melhoria nos resultados e previsibilidade nas metas.
Mais do que um roteiro, trata-se de um modelo que deve ser adotado por toda a área comercial — desde vendedores até líderes e analistas. Para que seja eficaz, o processo precisa atender a quatro critérios fundamentais:
- Ensinável: ele deve ser simples e claro o suficiente para ser transmitido a qualquer profissional da equipe, permitindo que todos atuem com base na mesma metodologia, independentemente do cargo;
- Escalável: precisa sustentar o crescimento da empresa, sendo capaz de acompanhar o aumento da demanda sem perda de qualidade ou controle;
- Mensurável: os indicadores de desempenho devem ser bem definidos, garantindo uma análise precisa dos resultados e permitindo ajustes contínuos;
- Previsível: é essencial que o processo gere expectativas realistas e consistentes sobre os resultados, oferecendo maior controle sobre o ciclo de vendas.
De acordo com o segmento, o modelo de venda e o público-alvo, a forma de elaborar um processo de vendas pode variar, tornando a modelagem mais eficiente.
Como o processo de vendas é um guia na execução das atividades, ele pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa que tenha o objetivo no crescimento escalável e estruturado, tornando possível otimizar tempo e esforços, facilitando o fechamento de vendas e o alcance das metas.
O que acontece sem um processo de vendas definido?
Infelizmente, muitas empresas — inclusive de grande porte — ainda não contam com um processo de vendas bem estruturado. Isso impacta diretamente a rotina da equipe comercial, que acaba desperdiçando tempo com decisões operacionais que poderiam estar previamente definidas.
Pense o seguinte: por que reinventar a roda, se ela já existe pronta e funcional? Embora pareça um exemplo simples, é exatamente o que acontece em muitas organizações. Por não haver processos claros, os colaboradores se veem obrigados a improvisar e buscar soluções do zero para atividades que poderiam ser padronizadas.
O resultado? Falta de alinhamento, retrabalho e perda de produtividade. Cada pessoa executa suas tarefas de forma diferente, dificultando a criação de um modelo organizacional consistente e tornando a operação dependente do talento individual — o que representa um risco à escalabilidade e à previsibilidade do negócio.
Quais são os benefícios do processo de vendas?
É importante destacar alguns benefícios essenciais que um processo de vendas estruturado proporciona na melhoria da produtividade de vendas das empresas.
Os benefícios do processo de vendas são:
- Reduz erros na operação;
- Reduz o desperdício e perda de tempo;
- Aumenta a produtividade de vendas;
- Melhora a qualidade dos serviços prestados;
- Treina e desenvolve colaboradores;
- Define e controla processos;
- Vende mais e com maior qualidade.
Quais são as etapas do processo de vendas?
Um processo de vendas bem estruturado é dividido em etapas que ajudam a guiar o cliente ao longo da jornada de compra, desde o primeiro contato até o pós-venda. A seguir, veja quais são essas etapas e como aplicá-las de forma estratégica.
Prospecção
A prospecção é o primeiro contato da empresa com possíveis clientes. O objetivo aqui é identificar leads com potencial de compra.
Qualificação
Aqui, o foco é entender se o lead tem fit com sua solução. Isso inclui avaliar o orçamento, a necessidade, o momento de compra e a autoridade para decidir.
Diagnóstico
A etapa de diagnóstico serve para validar as informações de qualificação e aprofundar e/ou ampliar o conhecimento do profissional de vendas sobre o cenário e desafios que o prospect enfrenta.
Apresentação da solução
Com o lead qualificado, é hora de apresentar como sua solução resolve o problema dele.
Proposta Comercial
A proposta formaliza as condições comerciais da venda. Deve ser clara, objetiva e destacar os benefícios da solução.
Negociação
Neste momento, surgem objeções e contrapropostas. Saber conduzir essa etapa com empatia e firmeza é crucial para avançar.
Fechamento
Com todas as questões resolvidas, chega a hora de formalizar a venda. A etapa deve ser rápida e descomplicada.
Pós-venda
O trabalho não termina no fechamento. O pós-venda é essencial para garantir a satisfação do cliente, fidelizá-lo e gerar indicações.
Os 5 passos para elaborar o seu processo de vendas
Antes de mais nada, saiba que elaborar um manual de processo de vendas é fundamental para organizar a sua estratégia comercial.
Em síntese, as etapas de elaboração de um processo de vendas incluem a definição de processos, mapeamento de processos, normatização de processos, levantamento de indicadores e distribuição e manutenção.
A seguir, vamos explorar cada uma dessas etapas com detalhes!
Definição de Processos
O primeiro passo que você deve tomar é definir quais processos são pertinentes ao seu negócio e como eles se encaixam dentro da sua empresa.
Muitas atividades relacionadas à venda envolvem também outros departamentos como financeiro, jurídico, marketing, etc.
Portanto, é fundamental que você avalie essas interações para categorizar os processos de maneira adequada. Nessa etapa é necessário atribuir também quem será o líder de cada um desses processos.
Contudo, tenha em mente que esse líder deve ser um especialista capaz de descrever com detalhes como as atividades são realizadas.
Mapeamento de Processos
Em parceria com os líderes de processo, liste um passo a passo das atividades realizadas dentro de cada processo, pensando sempre no caminho que o cliente percorre e como se dá a interação com outras áreas.
Por exemplo: uma venda se inicia com o cliente entrando no estacionamento da loja, na sequência é atendido pela recepcionista, que encaminha o cliente para um vendedor realizar o atendimento e efetuar um pedido.
Neste caso, o pedido é outro processo preestabelecido que pode envolver outras áreas, como análise de crédito, logística e deve, também, ser mapeado.
Nessa fase, é importante se questionar sobre a seguinte questão: essa etapa é realmente necessária ou podemos simplificar?
Etapas desnecessárias podem causar confusões e tornar os processos ineficientes.
Portanto, avalie a necessidade de cada atividade e se é possível realizar o processo de uma maneira mais simples.
Normatização de Processos
Aqui, você deverá descrever com detalhes como cada atividade deve ser executada.
Para isso, deve definir claramente:
- Responsável: quem é a pessoa que vai realizar a tarefa?
- Atividade: como essa pessoa deve executar a tarefa?
- Material de apoio: tabelas, sistemas ou documentos que devem auxiliar na execução da tarefa
- Saídas: o que deve sair dessa tarefa (relatórios, nota de pedido, documentos, etc.)
Levantamento de indicadores
Para avaliar a execução adequada dos processos é importante levantar indicadores que avaliem a qualidade do trabalho da equipe.
Os indicadores podem ser em percentual, em quantidade ou em cifras. Além disso, alguns processos podem ter vários indicadores associados. O papel do gestor, nesse sentido, é avaliar quais são relevantes para determinar a qualidade de execução.
Frequentemente, escolher muitos indicadores podem tornar a avaliação e a gestão complexa. Portanto, o mais indicado é utilizar uma quantidade suficiente de indicadores para não comprometer e sobrecarregar o acompanhamento.
Distribuição e manutenção
Por fim, os processos precisam de atualização com relativa frequência. Um novo produto, um novo sistema ou uma nova ideia podem fazer com que os seus processos necessitem de uma alteração.
Portanto, qualquer material impresso requer cuidados para mantê-los atualizados. Por isso, o ideal é disponibilizar o manual de processos através de uma plataforma online.
Agora que você já sabe as etapas, deve estar ansioso para montar seu próprio processo de vendas, correto?
Então, vamos começar fazendo uma reflexão:
Como funciona o processo de vendas da sua empresa?
Entender o desempenho do seu processo de vendas é fundamental para avaliar se sua empresa está no caminho certo. Essa análise, em resumo, permite identificar se o negócio está preparado para se manter competitivo ou se é hora de implementar um sistema de gestão mais eficiente — capaz de apontar falhas, propor melhorias e impulsionar os resultados.
Portanto, se você ainda não tem clareza sobre como fazer essa avaliação, não se preocupe: nós vamos te guiar.
Para começar, responda às cinco perguntas a seguir. Elas vão te ajudar a refletir sobre a maturidade do seu processo comercial e onde ele pode ser otimizado.
1. Sua empresa sabe aproveitar adequadamente os recursos que possui?
A boa gestão de vendas deve saber aproveitar todos os recursos disponíveis, sejam eles materiais (como o espaço físico em si, os produtos, a propaganda) ou não (know-how dos profissionais de vendas, aproveitamento de tempo, entre outros).
O desperdício de recursos pode acarretar em perda de oportunidades, redução das vendas e aumento dos gastos, o que, direta ou indiretamente, reflete no preço dos produtos e impacta nos investimentos.
Se você gerencia melhor seus recursos (humanos e não humanos), consegue não só redução de custos e desperdícios, como também fazer preços mais competitivos, ter condições mais atraentes de ofertas e propostas de negócio.
Além disso, obtém maior rendimento de seus funcionários (mantendo-os motivados), o que, no conjunto dos fatores, melhora todo o processo de vendas.
2. Você usa o placar de vendas corretamente?
Quando falamos em placar de vendas, estamos nos referindo a uma forma de estabelecer métricas de vendas que ajudam a comparar os resultados divididos em certas etapas.
Essas etapas podem ser, por exemplo, determinadas por período (o quanto vendeu em janeiro, fevereiro, março…) ou até divididas por equipes ou funcionários (equipe A, B, C ou funcionário X, Y, Z – qual vendeu mais e quando vendeu mais).
Dessa forma, é possível (assim como no placar de um jogo) ver o desempenho das vendas durante toda a partida.
Ou seja, o intuito é conseguir analisar os números em um contexto em que não se vê apenas os resultados imediatos, mas sim o conjunto dos esforços (no primeiro tempo, segundo tempo e assim por diante).
Quer um exemplo? Pense que um funcionário pode ter ficado entre os últimos lugares nas vendas de determinado mês, mas, na média de todos os meses, ter sido um dos que mais venderam. Por isso analisar o contexto é tão importante!
A importância de conhecer o placar de sua empresa está no fato de que, com isso, você consegue, tal como o técnico de um time faz, ter indicadores para agir sobre sua equipe a fim de buscar sempre os melhores resultados.
3. Quanto você perde com a desorganização?
Pode ser que a desorganização esteja presente na sua empresa — e você nem tenha percebido. O grande problema é que, silenciosamente, ela pode estar impactando diretamente os resultados e sendo a principal responsável pela perda de vendas.
Afinal, organização vai muito além da aparência da loja ou da estrutura física do negócio. Ela está ligada a todos os setores que influenciam a experiência do cliente e a qualidade da entrega, desde o primeiro contato até o pós-venda.
Portanto, não basta oferecer um bom atendimento na hora da compra. O cliente também espera:
- Em primeiro lugar, facilidade para encontrar informações e produtos;
- Além disso, clareza e eficiência na comunicação com o setor financeiro e de encomendas;
- Da mesma forma, agilidade e precisão na logística, com prazos confiáveis;
- Por fim, suporte no pós-venda para tirar dúvidas ou resolver problemas.
Em outras palavras, quando um único setor falha, toda a jornada do cliente é comprometida. Isso pode levá-lo a desistir da compra — e pior: compartilhar sua frustração com outras pessoas.
Diante disso, adotar uma estratégia de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) é fundamental. No entanto, essa estratégia precisa ser integrada, envolvendo áreas como marketing, atendimento, vendas, logística e serviços.
Nesse contexto, o uso de ferramentas tecnológicas torna-se um grande aliado. Elas permitem acompanhar a jornada do cliente, analisar resultados, capacitar equipes e medir o desempenho de ponta a ponta — promovendo uma atuação mais coordenada e eficaz.
4. A qualificação dos envolvidos no processo de vendas contribui efetivamente para a conversão de clientes?
Partindo do pressuposto de que vender é uma ciência, algo que faz uso de fundamentos e análises a respeito do perfil dos consumidores e de seu poder de decisão, é necessário motivar e investir no treinamento contínuo de toda a equipe.
Assim, os profissionais de vendas se sentirão preparados e engajados com os objetivos e metas da empresa, sabendo estabelecer um processo de vendas alinhado às diretrizes organizacionais.
É preciso que os colaboradores entendam que o processo de vendas busca não só finalizar uma negociação em si, mas também garantir a conversão real dos clientes.
Isso assegura a continuidade dos negócios em novos ciclos de vendas.
5. Quantos contatos se perdem em cada etapa do processo de vendas?
Será que você precisa de um sistema de CRM para melhorar o seu negócio?
Solicitações sem retorno, e-mails sem resposta, consumidores que entram na loja e não são atendidos adequadamente, entre outras hipóteses – todos estes são contatos e potenciais clientes perdidos em alguma etapa do processo de vendas.
Garantir que isso não aconteça é essencial não só para aumentar as chances de negócios, como também proteger a imagem de sua companhia e garantir a credibilidade do seu negócio.
Contar com uma ferramenta que permita fazer o acompanhamento individual dos vendedores e, ao mesmo tempo, de toda a equipe, pode ajudar significativamente a definir parâmetros importantes da cultura de vendas — como o senso de urgência nos atendimentos, o tempo de resposta e a integração efetiva entre os setores.
Além disso, uma solução de CRM de Vendas é capaz de trazer inúmeras vantagens, já que permite avaliar e conjugar dados sobre indicadores, métricas e taxas de conversão com muito mais precisão.
Com isso, ter uma visão completa do que acontece no processo de vendas pode ser exatamente o que falta para organizar e utilizar estrategicamente as informações comerciais, facilitando, assim, a tomada de decisões mais assertivas e alinhadas aos objetivos do negócio.
Você já parou para pensar sobre como está o processo de vendas na sua empresa e o que é possível fazer para que ele flue melhor e foque mais em resultados?
5 dicas de como melhorar o processo de vendas
1. Pense no cliente
O maior beneficiado deve ser o cliente, que contará com um atendimento rápido, assertivo e sairá satisfeito.
Portanto, ao pensar no processo de vendas, assuma a posição de cliente e avalie o passo-a-passo, desde o início da venda, até a conclusão.
Por exemplo: o cliente é prospectado, é agendada uma visita. Em seguida, é feito um atendimento que entrará em uma negociação. Para que uma proposta seja gerada, a devida documentação é analisada e, finalmente, o contrato é firmado.
2. Simplifique
Profissionais de vendas costumam ser exemplares na arte da simplificação e repudiam tarefas morosas e complexas, portanto simplifique ao máximo os seus processos.
Lembre-se sempre que o intuito é padronizar, mas sem burocratizar desnecessariamente.
Após avaliar as oportunidades é necessário validar qualquer alteração, realizando o novo processo em uma determinada loja ou equipe para avaliar a eficiência e qualidade das alterações realizadas.
3. Direcione sem impor
Processos implantados de forma ditatorial costumam fracassar após um período.
Deve-se valorizar os benefícios do processo e vendê-los para a sua equipe, tomando o cuidado de ressaltar diferentes aspectos para cada membro, de acordo com suas crenças.
Isso é verdade especialmente para vendedores mais experientes, que costumam criar seus próprios processos.
Além disso, é necessário manter uma certa flexibilidade em alguns processos.
Um atendimento de qualidade exige uma boa dose de criatividade, portanto deixe uma certa margem de tolerância para que sua equipe possa experimentar de forma que não comprometa a eficiência e qualidade.
O intuito do processo é agir como um mapa para que a equipe saiba o caminho que deve traçar para executar suas tarefas.
4. Associe indicadores
É fundamental associar indicadores aos processos ou até mesmo para cada etapa deles. Indicadores ajudam a entender as falhas, entendendo onde estão as reais oportunidades de melhoria.
Eles permitem aos gestores realizarem um controle efetivo da sua equipe, avaliando recursos, treinamentos e capacitações necessárias.
O maior exemplo de indicador para processos de vendas são as taxas de conversões. Elas informam ao gestor onde a equipe de vendas está perdendo mais cliente, permitindo, assim, realizar treinamentos e capacitações mais efetivas.
Por exemplo, vendedores com baixa taxa de conversão entre a prospecção e visita, necessitam de treinamentos relacionados à abordagem.
Outros exemplos de indicadores interessantes para se avaliar são: aprovação de crédito, índice de retrabalho, trocas, quantidade de contratos rejeitados e cancelamentos de pedidos.
É necessário avaliar os processos para determinar quais indicadores auxiliarão na gestão do negócio.
5. Adapte
Assim como tudo na vida, processos são mutáveis e evoluem com o tempo, portanto devem ser revisados periodicamente para acrescentar novas práticas em casos, por exemplo, de alteração do sistema, mudança da legislação etc.
É comum empresas investirem pesado para estruturar e normatizar os seus processos e deixá-los parados no tempo em documentos que não são visualizados por ninguém.
Processos de vendas defasados geram um descrédito geral no trabalho.
Por isso, estabeleça uma cadência padrão de revisão de processos, envolvendo a equipe de vendas e mantendo um canal aberto de comunicação para envio de sugestões de melhorias.
Boas práticas para otimizar o seu processo de vendas
Otimizar o processo de vendas não é uma ação pontual, mas sim uma construção contínua. Desse modo, é fundamental combinar estratégias eficientes com o uso inteligente da tecnologia e a escuta ativa das equipes e dos clientes.
A seguir, reunimos as principais práticas recomendadas para levar seu processo comercial a um novo nível:
Automação comercial
Em primeiro lugar, automatizar tarefas repetitivas — como envio de e-mails, follow-ups, agendamento de reuniões e atualização de dados — permite que a equipe concentre esforços no que realmente importa: vender.
De que forma você pode fazer isso? Implemente fluxos de automação em momentos estratégicos do funil, como após o primeiro contato ou logo após o envio da proposta. Dessa forma, você garante agilidade e consistência nas ações.
Uso de CRM como aliado para um bom processo de vendas
Além da automação, contar com um bom sistema de CRM é essencial. Essa ferramenta centraliza as informações dos leads e clientes, organiza as etapas do funil e facilita o acompanhamento de todo o histórico de interações.
Escolha um CRM que se integre a outras soluções (como plataformas de marketing e atendimento) e, acima de tudo, garanta que toda a equipe esteja comprometida com a alimentação correta dos dados.
Acompanhamento de métricas
Por outro lado, otimizar sem medir é como navegar sem bússola. Monitorar os principais indicadores — como taxa de conversão, tempo de ciclo de vendas, ticket médio e CAC — é crucial para identificar gargalos e tomar decisões assertivas.
Para isso, crie um dashboard visual com os KPIs mais relevantes para sua operação e analise os resultados semanalmente com a equipe de vendas. Assim, é possível ajustar rapidamente o que não está funcionando.
Feedbacks da equipe e dos clientes
Além dos números, é preciso ouvir quem está na linha de frente. Os profissionais de vendas conhecem as objeções mais comuns, e os clientes podem apontar pontos de atrito ao longo da jornada.
Realize reuniões de feedback de forma recorrente e envie pesquisas simples de satisfação após o fechamento — seja de vendas realizadas ou perdidas. Assim, você coleta informações valiosas para refinar o processo.
Inteligência Artificial
Por fim, mas não menos importante, a Inteligência Artificial já é uma realidade acessível e altamente estratégica. A IA pode prever comportamentos de compra, sugerir abordagens personalizadas, qualificar leads automaticamente e até criar propostas comerciais sob medida.
Algumas aplicações práticas incluem:
- Análise preditiva: antecipa quais leads têm mais chances de conversão com base em dados históricos.
- Chatbots inteligentes: realizam atendimentos iniciais com personalização e direcionamento preciso.
- Geração automática de insights: identifica padrões de comportamento, gargalos e motivos de perda.
- Personalização de mensagens: adapta e-mails e discursos comerciais conforme o perfil de cada cliente.
Veja estes 3 conteúdos sobre o uso de IA para vendas:
- IA para Vendas: dicas práticas de como utilizar estas tecnologias para vender mais
- Profissional de Vendas do Futuro: como a IA Potencializa a Performance em Vendas
- Inteligência Artificial para Vendas: como usar, estratégias e ferramentas para vender mais
Além disso, a IA também pode ser utilizada na capacitação contínua de profissionais de vendas, de forma totalmente personalizada e assertiva.
A SalesMeet, ferramenta da DNA de Vendas que une Inteligência Artificial com capacitação, promete melhorar expressivamente os resultados de vendas e a produtividade de equipes comerciais. Conheça mais sobre a plataforma que está revolucionando o mercado:
Preparado para montar seu processo de vendas?
Agora que você já sabe o que é processo de vendas, esperamos que este artigo te ajude a estruturar seu processo de vendas e melhore a produtividade do seu time.
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