Empresas que trabalham com o modelo de vendas externas precisam manter um registro completo e atualizado sobre todas as visitas que os profissionais de Vendas fazem, relatando detalhadamente o que foi tratado nas reuniões com clientes e ou em prospecções.
Por meio de um relatório de visitas, o gestor comercial tem acesso a informações valiosas que vão ajudá-lo a entender melhor o desempenho dos colaboradores e a traçar estratégias no intuito de promover a melhoria contínua dos processos de vendas.
Assim, ao verificar quais procedimentos geram mais vendas e quais não surtem os efeitos desejados, pode alterar para melhor as ações da equipe de vendas, melhorando seus resultados.
Neste artigo, você vai entender melhor o que é e qual a importância dos relatórios de visitas ao cliente. Além disso, continue a leitura para conferir 5 dicas essenciais de como redigir esse tipo de documento.
O que é relatório de visitas ao cliente?
O relatório de visita ao cliente é um documento formal utilizado para descrever tudo o que o profissional de Vendas presenciou durante as vezes em que ele compareceu presencialmente ao cliente, detalhando diversos pontos importantes que vão auxiliar os gestores comerciais a tomarem decisões.
Como o próprio nome sugere, o objetivo desse documento é justamente relatar os acontecimentos de uma operação externa, quando o colaborador precisa ir até o cliente para prospectar ou solucionar demandas de qualquer natureza.
Líderes de negócio utilizam o relatório de visitas como ferramenta para controlar o desempenho das equipes externas e garantir que tudo ocorra conforme o protocolo.
Além disso, o relatório também serve para documentar o status do pedido, a descrição das demandas, as soluções que foram dadas, os recursos utilizados, os colaboradores envolvidos na operação, os problemas enfrentados, dentre outros pontos.
Por isso, é uma fonte de informação fundamental para a gestão de vendas.
Por que é importante ter um relatório de visitas ao cliente?
O relatório de visitas ao cliente é um instrumento de gestão muito importante. Com ele, o gestor consegue ter mais controle sobre o desempenho dos colaboradores que atuam em campo.
O relatório também é importante por permitir que os gestores tenham acesso a informações estratégicas sobre as operações externas, o que possibilita fazer os ajustes necessários para torná-las mais eficientes e produtivas.
Quando as equipes voltam de uma visita portando um relatório completo sobre tudo o que foi tratado com o cliente, é possível ter uma noção mais clara sobre a qualidade do atendimento e sobre a percepção do cliente.
Além disso, o relatório de visitas também se faz importante para a avaliação de riscos e, no caso de uma negociação em andamento, para saber se vale a pena ou não insistir no cliente em questão.
Um relatório de visitas proporciona um excelente controle, seja das vendas, seja dos clientes.
Confira as vantagens de contar com esse procedimento em sua empresa:
5 dicas de como fazer um relatório completo de visitas ao cliente
Agora que você já sabe o que é e qual a importância do relatório de visitas, confira a seguir 5 dicas fundamentais para redigir esse tipo de documento de forma completa.
1 – Seja objetivo
A primeira dica para elaboração de um relatório de visitas é prezar pela objetividade.
É importante que esse documento contenha apenas as informações mais relevantes e que comunique, de forma sucinta, tudo o que ocorreu durante a visita.
Dentre os principais campos de informação que devem ser preenchidos, destacam-se:
- Nome, endereço e contato do cliente;
- Nome do profissional responsável pela visita;
- Data e hora em que a visita ocorreu;
- Tipo de tarefa realizada na visita;
- Duração da visita.
2 – Explique o que motivou a visita
O relatório deve descrever os motivos da visita. Ou seja, é preciso explicar por que o colaborador precisou ir até o cliente.
A visita pode, por exemplo, ter sido feita para apresentar uma proposta comercial de vendas, realizar algum reparo técnico, dar continuidade a uma negociação ou renovar um contrato, por exemplo.
3 – Descreva o conteúdo da conversa com o cliente
O relatório de visita também precisa conter uma descrição sobre o que foi conversado com o cliente. Esse registro é importante para que, em um futuro encontro, evite-se repetir o que já foi dito.
4 – Identifique todos os agentes que participaram da visita
É importante que você coloque no relatório o nome de todos aqueles que participaram da visita, tanto por parte da sua empresa como por parte do cliente.
5 – Faça suas observações pessoais e conclua o relatório
Ao redigir um relatório de visitas, deve-se reservar um espaço para que o colaborador possa anotar suas observações pessoais com base em tudo o que ele viu durante a visita.
Além disso, ele pode concluir sugerindo ações futuras.
Com essas dicas e explicações, ficou claro para que serve um relatório de visitas?
Além disso, com um sistema de CRM fica mais fácil registrar atividades e documentar tudo o que ocorreu durante uma visita ao cliente.
Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.
