O papel da sua equipe comercial é vender. No entanto, por trás dessa equipe que trabalha incansavelmente para trazer resultados existem mentes que estudam todas as métricas possíveis para aprimorar o plano estratégico de uma empresa.
Esse é o papel do sales operations ao planejar, criar, executar e mensurar esse processo. São passos aos quais é preciso dar a devida importância e vamos te contar o porquê.
O jeito de vender mudou muito. Com as tecnologias, as metodologias e os processos sendo desenvolvidos, vender o seu produto ou serviço buscando incansavelmente um número absurdo de leads para conseguir um número considerável de clientes não gera bons resultados.
Muitas empresas que ainda pensam que encher o topo do funil vai trazer mais vendas. Hoje, as vendas não são mais padronizadas. É preciso engajar seu lead e o seu consultor de vendas para que seus números melhorem.
Toda empresa precisa de um processo de vendas bem estruturado para que a equipe de vendas tenha todo o suporte necessário para alcançar o objetivo da forma mais fácil e ágil possível.
Por isso, sales operations, ou amigavelmente chamada de sales ops, é uma operação tão falada e utilizada hoje em dia pelas empresas.
Neste artigo, vamos falar sobre a importância de uma equipe de sales operations em empresas B2B e quais os seus benefícios.
O que é sales operations?
Imagine que você, que não é um atleta, tem o objetivo de correr 20 quilômetros por dia. É preciso entender suas limitações e criar estratégias para alcançar essa quilometragem de forma efetiva. Você não vai conseguir corrê-los de primeira. É preciso treino e consistência.
O treino e a consistência irão ajudar você a chegar a esse objetivo de forma eficaz, e você vai alcançá-lo de forma mais segura se tiver um profissional ajudando com esse processo.
Sales ops é uma operação com profissionais que irão dispor de todas as métricas e dados para construir estratégias e mostrar o melhor caminho para alcançar seu objetivo de forma consistente e previsível.
Normalmente, a equipe de sales operations é responsável pelos seguintes pontos dentro da empresa:
- Estratégia
- Performance
- Tecnologia
- Processos
- Métricas
- KPIs e OPIs
O objetivo é trabalhar de forma que consiga entender seu mercado e aumentar a competitividade do seu negócio, aprimorar metodologias e uso de softwares para aumentar a produtividade da sua equipe comercial e otimizar a execução das estratégias de vendas.
Para isso, é preciso utilizar ferramentas que trarão todos esses dados e métricas. O uso de um CRM, por exemplo, é de extrema importância para saber quantos leads estão entrando no funil, ter previsibilidade de vendas, entender suas taxas de fechamento, taxas de churn, abordagem.
Com essas informações, é possível saber se as estratégias e metodologias aplicadas estão trazendo o resultado esperado ou se é preciso mudança.
O trabalho é otimizar processos e orientar a equipe de vendas, indicando melhores oportunidades e gaps durante todo o processo de vendas, criar modelos de incentivo aos clientes, analisar relatórios e treinar equipes comerciais para serem não apenas consultores, mas especialistas no que está sendo oferecido.
Criar modelos de incentivo aos clientes, analisar relatórios, treinar equipes comerciais para serem não apenas consultores, mas especialistas no que se está oferecendo.
Benefícios do sales ops para sua operação de vendas
Como você bem sabe, todo processo de vendas depende do tipo de mercado, do serviço ou do produto que você irá oferecer, além de cada lead precisar ser tratado de uma maneira específica – ou seja, são muitas variáveis. Por isso, um processo de vendas precisa ser o mais assertivo possível e uma única pessoa não consegue dar conta de tudo.
Ao criar uma equipe de sales operation, você gera escalabilidade e previsibilidade de vendas. A equipe de sales ops recebe dados reais sobre todo o processo de vendas e cria ações eficazes para otimizar e aumentar a produtividade da sua equipe de vendas. Ao buscar esse conhecimento de dados e métricas, você sai do achismo e aumenta as chances de acerto.
Cinco benefícios que você irá obter ao montar uma equipe de sales operations
1. Previsibilidade de negócios: ao se aplicar a estratégia de CRM à sua equipe de vendas, é possível saber os números de leads no seu pipeline e medir quantos estão qualificados para venda e quanto dinheiro irá entrar no caixa da empresa, o que ajuda você a planejar e criar metas mais eficazes.
2. Obter um padrão de vendas: é possível fazer com que seus consultores se tornem especialistas em seu serviço, de forma a atender da melhor maneira possível cada lead em cada etapa de funil e suas individualidades. Isso gera mais confiança e credibilidade. É importante investir em treinamento para sua equipe comercial, melhorando abordagens, conhecimento em softwares, metodologias de vendas, além do conhecimento da sua empresa e a do seu lead.
3. Tomada de decisão assertiva: ao ter os dados em mãos, é fácil entender os gaps que estão acontecendo no processo de vendas de sua empresa. Isso diminui o tempo para encontrar esses gargalos, otimizando e melhorando os processos de forma assertiva.
4. Crescimento dos negócios: ao melhorar todo o seu processo de vendas, a sua equipe comercial sabe exatamente como funciona o seu mercado, quem são seus clientes e quais são as melhores abordagens e estratégias para vender melhor e de forma mais efetiva, aumentando o número de vendas.
5. Crescimento da empresa: naturalmente, nesse processo, a empresa se torna escalável, devido às vendas que geram mais receita sem precisar aumentar gastos com atração e conversão de clientes.
O sales operations mostra-se eficaz em padronizar todo o seu processo de vendas para diminuir a chance de erro do seu consultor de vendas.
O time de sales operations
Como você sabe, o time de sales ops é responsável por planejar e mensurar resultados para ajudar o time comercial a vender mais e melhor. Esses pontos são focados em estratégia, performance, tecnologia, processos, métricas e KPIs e OPIs.
Ainda é comum encontrar head de vendas que fazem apenas relatórios e previsibilidade de venda, mas, com o crescente volume de softwares, informações e metodologias, é possível afunilar e ser cada vez mais específico em sua análise, gerando dados mais assertivos. O intuito é criar uma equipe de sales ops para poder focar nessas ações e trazer mais benefícios.
Com o foco em estratégia, é importante a análise de desempenho da equipe de vendas, o uso de ferramentas para otimização de processos, as ações internas para incentivar a sua equipe comercial, o treinamento de sua equipe com metodologias e padronização de abordagem, a análise de mercado e a previsão de crescimento.
Em performance, o foco será em estudar e utilizar metodologias de vendas, treinar a equipe de vendas e controlar as métricas que serão criadas dentro do processo de vendas.
A tecnologia ajuda na otimização dos processos dentro da equipe comercial e traz mais assertividade a relatórios, facilitando a criação de estratégias mais eficientes, além de conseguir chegar ao seu lead ideal com maior qualidade.
A criação de processos dentro da equipe comercial é essencial. Ajuda a equipe a focar em coisas que são realmente importantes, otimizando o tempo e não negligenciando tarefas e compromissos que precisam ser executados. O processo pode ser aprimorado com a ajuda de softwares e treinamentos.
Por exemplo: CRM, criação e análise de workflow da equipe, automatização de tarefas de vendas com a utilização de softwares de sales engagement.
Estrutura da sua equipe de sales ops
Como já falamos, em algumas empresas o próprio head de vendas pode ser responsável por fazer todas as análises do processo de vendas. No entanto, conforme o crescimento da empresa, é necessária uma equipe de sales ops para ajudar a implementar melhorias na equipe de vendas como um todo.
Uma equipe de sales ops pode funcionar muito bem com pelo menos três pessoas, são elas:
- Analista: exerce funções como criação e análise de dados (métricas, KPIs, OPIs) e passa essas informações para o seu gerente.
- Gerente: ajuda no desenvolvimento de equipe de vendas e no desenvolvimento de processos e estratégias de vendas.
- Diretor: dirige o time e garante a conversa entre sua equipe e toda a empresa.
Quais métricas e KPIs o sales ops deve rastrear
As métricas e os KPIs estão ligados particularmente com o seu time comercial e precisarão ser analisados sempre. Confira:
- Taxa de fechamento: número de vendas x número de leads que você atrai. Pode ser medida a eficiência da sua equipe de vendas.
- Custo de aquisição de clientes (CAC): quanto você está gastando para conquistar um cliente. Melhorar estratégias de marketing pode ajudar a diminuir esse custo, em uma análise incluindo custos de marketing e vendas.
- Valor da vida útil do cliente (LTV): é importante você saber quanta rotatividade de clientes está tendo e se seus consultores de vendas são capazes de vender mais para um mesmo cliente.
- Potencial de vendas dentro do seu CRM: acompanhar os leads dentro do funil de vendas ajuda a compreender quais deles têm a possibilidade de se tornar clientes, criando uma previsibilidade de venda.
- Tempo do ciclo de vendas: tempo médio entre o primeiro contato com o lead e o fechamento do negócio. Diminuir esse tempo do ciclo de vendas demonstra que você está abordando leads mais qualificados para venda e passando por obstáculos mais facilmente.
- Média de negócios ganhos: número de negócios ganhos dividido pelo número de negócios finalizados (ganhos e perdidos).
- Tempo de resposta do lead: tempo de resposta do lead ao interagir com suas abordagens.
- Eficiência no pipeline: entender se sua equipe está atualizando e utilizando o seu funil de vendas de forma efetiva, sem perder negociações por falta de interação, por exemplo.
- Valor ponderado no funil: valor estimado em cada etapa do funil de vendas, capaz de auxiliar na previsão de lucros e perdas.
- Número de reuniões com leads por período: atividades de prospecção comparadas ao número de reuniões feitas com os leads.
Estrutura da equipe de operações de vendas: como montar o seu war room
Quarto de guerra. Essa é exatamente a definição de seu war room, onde pessoas-chaves, com pensamentos analíticos e estratégicos, ficam sentadas em volta de uma mesa discutindo as melhores estratégias e práticas de vendas que podem trazer eficiência e bons resultados para a equipe comercial e a empresa, focando em um único objetivo.
O propósito do war room é a geração de ideias e soluções para superar situações difíceis ou planejar ações de alto impacto que precisam ser atingidas rapidamente.
A periodicidade dessas reuniões pode variar conforme a quantidade de problemas que irão aparecer. Uma empresa mais madura pode ter mais experiência para não necessitar dessa estratégia com frequência, já uma empresa menos experiente pode precisar de reuniões uma vez por semana ou uma vez por mês, por exemplo.
Ao se reunir em um war room, é preciso ter todas as informações possíveis em mãos, como KPIs, métricas, todo o processo de vendas e como a empresa funciona, além de ferramentas que ajudam na criatividade e tomada de decisão.
As vantagens de construir um war room são muitas:
- Foco em um único objetivo
- Equipe heterogênea para implementar a diversidade de ideais e soluções
- Geração de sinergia entre equipes
- Fornecimento da visão estratégica às equipes
- Retorno do esforço de forma imediata, pois cada um sai da sala sabendo exatamente o que fazer
- Evidência de pontos fortes ou pontos fracos que precisam ser melhorados
- Preparação da equipe para uma ação com mais agilidade e objetivo
Montando o seu war room
- É importante escolher uma sala ampla, em um lugar onde não serão interrompidos.
- Ao preparar a sala, disponha de uma mesa grande e cadeiras.
- Equipe a sala com monitor, desktop, Wi-fi.
- Providencie ferramentas que ajudarão na criatividade da equipe, como quadro branco, laptops, blocos de notas, flip-chart, canetas coloridas.
Lembre-se: a sala precisa oferecer todo o conforto e possibilitar criatividade e acesso a ferramentas e dados para conectar a equipe do war room com informações necessárias para a criação de ideias e solução de problemas.
Melhores práticas de sales operations
Você já viu como funciona e qual a função de uma equipe de sales operations, mas por onde começar? Quais são as práticas que os resultados que você precisa ao criar uma equipe de sales ops?
Bom, você já sabe que sem mensurar dados é impossível saber onde está, aonde quer ir e como pode chegar lá, correto?
Listamos aqui algumas boas práticas para começar o seu sales ops de maneira eficiente.
- A primeira boa prática é a criação de métricas relevantes que farão a diferença em seus resultados. Com elas é possível saber como você está e fazer uma projeção dos próximos passos a serem tomados.
- Crie um padrão de práticas comuns no dia a dia da sua equipe comercial. Faça com que eles tenham fácil acesso a um documento com persona ideal, estratégias de vendas, remuneração, scripts (abordagens) de vendas, passo a passo de como a operação de vendas deve ser realizada e mais métricas. Com essa padronização é possível verificar falhas.
- Realize feedbacks com a equipe de vendas, mostrando acertos e melhorias, sempre que possível, orientando-a sobre todos os caminhos a ser seguidos. Todos precisam estar na mesma página, sempre. Esse momento também precisa ser usado para tirar dúvidas.
- A tecnologia veio para ajudar a equipe de vendas a otimizar todo o processo, fazendo com que o tempo seja mais bem aproveitado. Utilize ferramentas de engajamento e automatização de vendas, além de CRM para ter acesso a toda a sua base de dados.
- Análise e ajustes são essenciais. Todo processo e toda estratégia de vendas nunca serão 100% efetivos. É preciso sempre estar atento às mudanças, por isso as métricas são tão importantes. Estude cada fase do processo, fazendo ajustes e testes.
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Até a próxima.
