Sales Ops: como estruturar e otimizar a operação de vendas na sua empresa

Estratégia de Vendas, Produtividade de Vendas

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Sales Operations, ou simplesmente Sales Ops, é um área cada vez mais estratégica para empresas que buscam otimizar seus processos de vendas, aumentar a produtividade e garantir previsões mais precisas.

Mas como estruturar uma área de Sales Ops que realmente faça a diferença? 

Neste artigo, vamos explorar o papel fundamental de Sales Ops, as funções principais desse setor e como implantá-lo para garantir que sua operação de vendas atinja todo o seu potencial.

O que é Sales Ops?

Sales Operations (ou Sales Ops) é uma função estratégica dentro de uma equipe de vendas que tem como principal objetivo otimizar processos, fornecer suporte e implementar estratégias para que o time comercial possa atingir seus objetivos de forma mais eficiente. 

Essa área se concentra na análise de dados, gestão de ferramentas tecnológicas, automação de processos e na criação de fluxos de trabalho que facilitem a rotina do time de vendas.

O papel do Sales Ops é eliminar obstáculos que possam interferir no desempenho da equipe de vendas, garantindo que o time esteja focado em atividades que geram receita. Além disso, eles são responsáveis por estruturar o processo de vendas, monitorar o desempenho e garantir que as metas e KPIs sejam alcançados.

Quais são as funções do Sales Ops?

De acordo com o relatório State of Sales, 85% dos profissionais de vendas concordam que as áreas de Sales Ops estão cada vez mais estratégicas. Isso porque Sales Ops trabalha para criar receita previsível ao simplificar o processo de vendas com melhores práticas e automação.

Assim, os líderes de Sales Ops analisam dados de equipes de vendas para descobrir insights e criar relatórios que ajudam a orientar a estratégia de vendas.

Sendo assim, as funções do Sales Ops são amplas e variam de acordo com a estrutura e as necessidades de cada organização. No entanto, algumas responsabilidades são comuns entre as equipes de Sales Operations. 

Gestão de Processos de Vendas

O profissional de vendas gasta, em média, apenas um terço do seu tempo vendendo. O papel de Sales Ops, nesse sentido, é tornar o processo de vendas mais eficiente.

Sales Ops é responsável por criar, otimizar e documentar os processos de vendas, garantindo que as equipes sigam fluxos de trabalho eficientes. Isso inclui a definição de metodologias de vendas, estágios do funil e critérios de qualificação de leads.

Análise de dados e relatórios

Coletar, analisar e interpretar dados de desempenho das vendas é uma das funções cruciais de Sales Ops. A área é responsável por desenvolver relatórios e métricas que permitem à liderança tomar decisões baseadas em dados, como o acompanhamento de KPIs (Key Performance Indicators) e metas de receita.

Gestão de ferramentas de vendas e tecnologia

Sales Ops também é responsável por implementar e manter as ferramentas e tecnologias usadas pelo time de vendas, como CRMs (Customer Relationship Management), sistemas de automação de vendas e plataformas de análise. Eles garantem que todas as ferramentas estejam funcionando corretamente e sendo utilizadas de forma eficiente.

Treinamento e suporte à Equipe de Vendas

Para garantir que o time de vendas esteja capacitado, Sales Ops organiza treinamentos regulares sobre processos, uso de ferramentas e melhores práticas. Eles também atuam como suporte técnico e estratégico, ajudando a equipe a superar desafios operacionais.

Estratégia de compensação e incentivos

Sales Ops frequentemente está envolvido na criação de planos de compensação e programas de incentivos, garantindo que eles estejam alinhados com as metas organizacionais e motivem os vendedores a performar em alto nível.

Previsão e planejamento de vendas

Outro papel essencial é ajudar na previsão de vendas e no planejamento estratégico. Sales Ops colabora na projeção de resultados futuros com base em dados históricos e tendências de mercado, ajudando a organização a se preparar e ajustar suas estratégias de vendas.

Melhoria contínua

Sales Ops monitora continuamente o desempenho e identifica áreas para otimização. Isso inclui aprimorar processos, ajustar métricas de sucesso, e encontrar maneiras de aumentar a eficiência e a produtividade do time de vendas.

Quando investir no setor de Sales Ops? 

O momento ideal para uma empresa investir em um setor de Sales Ops varia de acordo com o tamanho, a complexidade e as necessidades específicas da organização. No entanto, alguns sinais indicam que chegou a hora de considerar essa função:

Crescimento acelerado da Equipe de Vendas

À medida que o time de vendas cresce, a complexidade dos processos também aumenta. Se a equipe está enfrentando desafios para gerenciar leads, realizar previsões de vendas ou acompanhar KPIs, é um sinal claro de que a estrutura de vendas precisa de suporte dedicado. Sales Ops ajuda a padronizar e otimizar esses processos, tornando o crescimento escalável.

>> Veja mais: Sales Operations: como fazer e por que é importante na sua estratégia

Dificuldades com ferramentas e processos de vendas

Quando os profissionais estão gastando muito tempo com tarefas administrativas ou enfrentando problemas com o uso de ferramentas, isso pode impactar diretamente a produtividade. Sales Ops pode automatizar atividades repetitivas, integrar ferramentas e simplificar o uso do CRM, permitindo que a equipe se concentre em fechar negócios.

Inconsistências nas metas e resultados

Se a empresa tem dificuldades para atingir metas ou enfrenta inconsistências nos resultados, Sales Ops pode ser a solução. Eles são especialistas em análise de dados, ajudando a identificar gargalos no funil de vendas e oferecendo insights valiosos para ajustes nas estratégias comerciais.

Expansão para novos mercados

Ao entrar em novos mercados ou lançar novos produtos, os processos de vendas se tornam mais complexos. Nesse cenário, Sales Ops é essencial para adaptar estratégias, realinhar a equipe e garantir que todas as operações estejam em sintonia com os novos objetivos da empresa.

Falta de visibilidade sobre o desempenho

Se a liderança da empresa tem dificuldade em visualizar o desempenho do time de vendas, ou se as previsões de vendas não são confiáveis, é o momento de investir em Sales Ops. Com uma abordagem orientada a dados, Sales Ops oferece relatórios precisos, permitindo uma gestão mais informada e ágil.

Desejo de melhorar a eficiência

Empresas que buscam aumentar a eficiência operacional e reduzir o ciclo de vendas se beneficiam da implementação de Sales Ops. Ao otimizar processos, automatizar atividades manuais e eliminar barreiras operacionais, Sales Ops maximiza o potencial de cada vendedor, tornando o time mais ágil e produtivo.

Quais são as vantagens de Sales Ops?

A principal vantagem de Sales Ops é que esta área trabalha a fim de aumentar a produtividade de vendas da empresa. Ou seja, ela maximiza o impacto nos negócios sem gastar mais tempo e dinheiro. 

As áreas de Sales Ops tornam isso possível ao dar suporte aos líderes de vendas e aos profissionais de vendas com tecnologia otimizada que impulsiona a estratégia e o trabalho mais produtivo. 

  • Os líderes de vendas obtêm ferramentas, como painéis de desempenho e previsão automatizada, que dão suporte ao planejamento e às principais decisões; 
  • Os profissionais de vendas obtêm ferramentas, como capacitação e recomendações com tecnologia de IA, que tornam mais fácil e rápido vender.

De acordo com a McKinsey, as empresas que investem em Sales Ops veem um salto de 20% a 30% na produtividade de vendas. 

Como estruturar uma área de Sales Ops na sua empresa?

Como você já percebeu, estruturar uma área de Sales Ops pode trazer grande eficiência para o time de vendas, ajudando a escalar o crescimento e melhorar os resultados. 

Mas como fazer isso? Abaixo estão os passos essenciais para implantar Sales Ops na sua empresa:

1. Defina os objetivos e o escopo da área 

O primeiro passo é definir claramente os objetivos da área de Sales Ops. Identifique os principais desafios da equipe de vendas e onde a operação pode ajudar. Alguns exemplos incluem:

  • Otimizar o funil de vendas;
  • Aumentar a previsibilidade de receitas;
  • Melhorar a eficiência dos processos.

É importante definir o escopo da função, que pode variar desde a automação de tarefas até a análise de desempenho e suporte estratégico.

2. Monte a equipe de Sales Ops

Com base no escopo definido, estruture a equipe de Sales Ops. Isso pode começar com uma pessoa dedicada ou um pequeno grupo com as seguintes habilidades:

  • Análise de dados: para gerar relatórios, acompanhar métricas e identificar melhorias;
  • Conhecimento em tecnologia: para gerenciar e otimizar ferramentas como CRMs e automações;
  • Gestão de processos: para desenhar e implementar processos de vendas mais eficientes

À medida que a operação cresce, a equipe pode se expandir com mais especializações, como gestão de previsões e suporte técnico.

3. Escolha e implemente as ferramentas de vendas

Sales Ops precisa de uma base tecnológica sólida para funcionar. Identifique as ferramentas e plataformas que melhor atendem às necessidades do time de vendas, como:

  • CRM (Customer Relationship Management): para gerenciar leads, contatos e clientes;
  • Plataformas de automação de vendas: para automatizar tarefas repetitivas, como follow-ups de e-mails;
  • Software de análise de dados: para gerar relatórios detalhados e fazer previsões de vendas.

A equipe de Sales Ops deve garantir que essas ferramentas sejam bem implementadas e estejam integradas para permitir um fluxo de dados consistente e preciso.

4. Padronize e documente os processos

Para garantir que o time de vendas opere de maneira eficiente e consistente, Sales Ops deve documentar todos os processos. Isso inclui:

  • Definir estágios do funil de vendas;
  • Criar regras claras de qualificação de leads;
  • Estabelecer padrões de uso para ferramentas de vendas.

A padronização não só melhora a eficiência, mas também facilita o treinamento de novos membros da equipe e a escalabilidade.

5. Monitore e analise o desempenho

Uma das funções principais de Sales Ops é monitorar o desempenho do time de vendas e usar dados para identificar oportunidades de melhoria. Isso envolve:

  • Acompanhamento de KPIs, como taxa de conversão, ciclo de vendas e receita gerada;
  • Revisão contínua dos processos e estratégias de vendas com base em dados concretos;
  • Criação de relatórios detalhados que ofereçam insights acionáveis para a liderança.

Métricas de vendas que Sales Ops deve acompanhar

Como você acompanhou ao longo deste artigo, as métricas e indicadores de desempenho são fundamentais para um setor de Sales Ops. Entretanto, é preciso saber quais KPIs são relevantes. 

Aqui estão as métricas mais importantes a serem observadas:

  • Receita média por profissional: Esta métrica descreve o quão eficiente uma equipe de vendas é. Para calcular a receita média por profissional de vendas, divida sua receita total pelo número de profissionais de vendas;
  • Tempo médio de venda de um profissional de vendas: esta métrica é um marcador de produtividade. Ela mede quanto tempo seu profissional de vendas gasta vendendo em comparação com tarefas não relacionadas a vendas, como registrar notas de chamadas. Um CRM pode ajudar a calcular essa métrica classificando e medindo tarefas voltadas ao cliente no calendário de um profissional de vendas;
  • Duração média do ciclo de vendas: o ciclo de vendas representa o tempo médio que leva para converter um lead em cliente, desde o primeiro contato até o fechamento do negócio. Ao analisar essa métrica, Sales Ops pode encontrar formas de otimizar etapas, eliminando processos demorados ou ineficientes para acelerar o fechamento;
  • Taxa de conversão de leads: essa métrica mede o percentual de leads que se convertem em oportunidades e, posteriormente, em clientes. Sales Ops pode identificar gargalos no funil de vendas e sugerir melhorias nos processos de qualificação de leads, abordagem e follow-up;
  • Taxa de fechamento: a taxa de fechamento é a porcentagem de negociações que resultam em vendas. Ela fornece insights sobre a efetividade do time de vendas no fechamento de negócios. Sales Ops pode ajudar a identificar os fatores que levam a uma maior taxa de fechamento, como técnicas de vendas, ferramentas ou mudanças no processo;
  • Custo de Aquisição de Cliente (CAC): o CAC calcula quanto a empresa gasta, em média, para adquirir cada novo cliente. Isso inclui os custos com marketing e vendas. Sales Ops pode trabalhar para otimizar os processos, diminuir o tempo e os recursos gastos para fechar vendas, impactando diretamente no custo de aquisição;
  • Lifetime Value (LTV): o valor vitalício do cliente (LTV) é a receita que um cliente traz para a empresa durante o relacionamento com ela. Acompanhar essa métrica permite que Sales Ops ajude a aumentar o valor de cada cliente, focando em estratégias que promovam a retenção e vendas adicionais, como upselling e cross-selling;
  • Previsão de Vendas (Sales Forecasting): a previsão de vendas é uma estimativa de quanto a empresa espera vender em um determinado período. Sales Ops deve acompanhar de perto essa métrica, utilizando dados históricos e tendências de mercado para fornecer previsões precisas. Essas previsões ajudam na tomada de decisões estratégicas e no planejamento de recursos;
  • Ticket médio de vendas: essa métrica mostra o valor médio de cada venda fechada. É essencial para entender a qualidade das negociações e o tipo de cliente que está sendo atraído. Sales Ops pode usar esses dados para refinar a segmentação de leads e ajustar as metas de vendas de acordo com o ticket médio;
  • Taxa de Churn: a taxa de churn mede o percentual de clientes que deixam de usar os produtos ou serviços da empresa em um determinado período. Embora mais comum em modelos de negócios baseados em assinaturas, essa métrica é valiosa para qualquer empresa. Sales Ops deve monitorar o churn e identificar as causas para reduzir a perda de clientes;
  • Atividade de Vendas (Sales Activity): Sales Ops deve acompanhar as atividades diárias da equipe de vendas, como número de ligações feitas, e-mails enviados e reuniões agendadas. Essas métricas ajudam a entender se os vendedores estão seguindo os processos corretamente e se estão focados nas atividades mais relevantes para gerar vendas;
  • Percentual de metas atingidas: essa métrica mede a porcentagem de vendedores que atingem ou superam suas metas. Se houver uma grande variação entre os vendedores, Sales Ops pode analisar o que está funcionando melhor para alguns e implementar essas práticas em toda a equipe.

Sales Operations vs. Sales Enablement: qual a diferença?

Embora os termos Sales Operations (Sales Ops) e Sales Enablement sejam frequentemente usados de maneira intercambiável, eles desempenham papéis distintos, embora complementares, dentro de uma equipe de vendas. 

Entender as diferenças entre essas duas funções é fundamental para alinhar suas responsabilidades e maximizar a eficácia da equipe comercial.

Se por um lado, o objetivo de Sales Ops é melhorar a produtividade e eficiência da equipe de vendas, por meio da otimização de processos e tecnologia, por outro lado o papel de Sales Enablement é melhorar a performance dos profissionais de vendas, capacitando-os com ferramentas, treinamento e conteúdos relevantes que os ajudem a se conectar melhor com os clientes e fechar negócios.

Sales Operations está focado em garantir que os processos sejam eficientes, que as ferramentas sejam bem implementadas e que o time tenha os recursos necessários para vender de forma eficaz. É uma função voltada para o lado operacional e analítico.

Enquanto isso, Sales Enablement está centrado em fornecer conteúdo, treinamento e recursos necessários aos profissionais, para que eles possam interagir com os clientes de maneira mais eficaz. 

Mas onde as duas áreas se conectam?

As equipes de Sales Ops identificam o que está e o que não está funcionando no processo de vendas. Quando veem tendências ou comportamentos que resultam em vendas mais eficientes, podem transformá-los em melhores práticas para toda a equipe de vendas, encurtando o ciclo de vendas.

É aqui que entra então o time de Sales Enablement, capacitando os profissionais com as melhores práticas, técnicas de vendas e soft skills, identificadas previamente por por Sales Ops.

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  1. Processos;
  2. Gestão;
  3. Tecnologia;
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